1. Qu’est-ce que la gestion documentaire?
Une GED, pour « Gestion Électronique des Documents », est un outil qui permet de centraliser, organiser et utiliser les documents d’une entreprise ou d’une institution.
2. Quelles sont les étapes de la gestion documentaire?
- Créer le document : selon un modèle ou l’importer
- Approuver le document : selon un flux spécifique au type de document qui peut inclure plusieurs étapes de vérification
- Codifier : selon la nomenclature définie
- Gérer les droits : déterminer qui peut lire, modifier, supprimer le documentà
- Publier
- Réviser ou archiver
3. Quelle est la démarche de digitalisation dans Moovapps Document?
- Créer des bibliothèques : par exemple par départements (Qualité, Ressources Humaines, Comptabilité…).
- Faire une arborescence documentaire : Moovapps Document permet de définir entre 3 et 5 sous-dossiers selon les besoins.
- Créer des types de documents.
- Créer des modèles de documents : si vous souhaitez qu’un type de document suive le même visuel, vous pouvez le créer. Le modèle peut inclure par exemple un logo, des couleurs et polices spécifiques, ainsi que des métadonnées. Une métadonnée est une valeur qui sera par la suite inscrite de façon automatique par la GED, par exemple un auteur, un approbateur, une date de mise en vigueur, un numéro de révision.
- Créer les flux : par type de document, il faut définir les étapes jusqu’à la mise en vigueur. Toutes les étapes et actions sont personnalisables et peuvent inclure l’envoi de notifications aux utilisateurs.
- Importer les documents actuels.
- Créer les liaisons : les documents peuvent être liés ensemble (annexes, notion parent-enfant).
- Créer des règles de couleurs pour une meilleure expérience utilisateur.
- Créer des tampons pour utilisation dans les documents.
- Créer ou importer les utilisateurs : via un active directory, un lien avec Moovapps Process, un import ou manuellement.
- Attribuer les droits : Moovapps Document permet de personnaliser finement les droits des utilisateurs. Des profils sont créés selon les besoins de l’entreprise, par exemple « Direction Qualité », « Commis Comptabilité », « Responsable RH ». Ceux-ci sont ensuite paramétrés selon des rôles par bibliothèque (consultation, administration) ou par modèles de permissions personnalisés à chaque niveau de l’arborescence (par exemple accès en lecture seule au dossier « factures internes », accès en écriture au dossier « factures externes »).
- Rapports : déterminer les rapports dont vous avez besoin et à quelle fréquence.
4. Quels sont les avantages de Moovapps Document pour la digitalisation de la gestion documentaire?
- 100% personnalisable.
- Possibilité de catégoriser les documents par type et de personnaliser les flux en fonction.
- Nomenclature personnalisée attribuée automatiquement à chaque document.
- Tâches : cette section permet à l’utilisateur connecté de visualiser les documents sur lesquels il doit intervenir.
- Métadonnées : gestion automatique des données telles que les numéros de versions, les dates et les intervenants sur les documents.
- Réduction significative du nombre de tâches à non-valeur ajoutée grâce à ces métadonnées, à l’automatisation via les flux, aux notifications et aux rapports.
- Numérisation : connexion possible avec un numériseur (scanner) avec des règles de classement spécifiques.
- Gain de temps.
- Retour sur investissement rapide.
- Conformité réglementaire : gestion fine des droits, historique des modifications, intégrité des données
- Statistiques et rapports : Visiativ Document permet de créer et enregistrer des rapports selon vos besoins (exemple : toutes les factures approuvées par semaine, par département ou encore ensemble des procédures mises en vigueur pour le mois).
- Lien avec Moovapps Process : si vous utilisez aussi cet outil, vous pouvez faire le lien entre votre GED et des processus, par exemple la gestion de la formation, l’intégration des employés, la facturation. Les banques d’utilisateurs et de groupes entre les deux outils sont communicantes.
- Visuel facile d’utilisation.
