Chef de file de l’industrie cosmétique au Canada, Groupe Marcelle souhaite numériser l’ensemble de ses processus qualité. L’objectif du projet? Réaliser des gains de productivité pour investir plus de temps dans des tâches d’amélioration continue.
Accompagné par les experts de TEMA Solutions, Groupe Marcelle a sélectionné la plateforme Moovapps pour opérer cette transformation. Une démarche gagnante 4 mois à peine après le déploiement de la solution « Les courriels de suivi ont diminué, le temps consacré à l’ouverture d’un document a été réduit de 60% », s’enthousiasme Cyrielle Bréger, superviseure assurance qualité du Groupe.
Du choix de la solution à l’implantation, en passant par la gestion du changement et l’optimisation des processus, Cyrielle revient sur son expérience et nous livre ses premiers résultats.
Cyrielle Bréger : Nous opérions notre système qualité avec Microsoft Office à l’aide de formulaires Word, d’index Excel et de communications par courriel pour les non-conformités, le contrôle des changements, les déviations et les formations, par exemple. Nous souhaitions augmenter notre visibilité sur les priorités et réduire nos tâches sans valeur ajoutée comme les entrées de données en double, ou les suivis par courriel. De façon générale, le but était de gagner du temps pour l’investir dans des tâches d’amélioration continue. Aussi, avec l’augmentation du nombre d’employés qui travaillent à distance, nous avions besoin d’un système paperless. Les employés ont actuellement une charge de travail importante pour rattraper le retard suite à la fermeture temporaire de l’entreprise pendant 2 mois. Pour cette raison, il est important de diminuer les tâches à non-valeur ajoutée. La digitalisation de nos processus qualité est tombée à pic puisqu’une grande partie de nos employés travaillent de la maison en 2020! »
TS : Sur quels critères avez-vous basé le choix de votre solution?
CB : La recherche de la solution idéale a duré près de 3 ans. Nous voulions que l’outil puisse répondre à nos besoins, notamment celui de reproduire nos processus, de prioriser les tâches, et d’avoir un tableau de bord facile d’utilisation. Avant tout, le système devait nous permettre d’atteindre notre objectif : gagner du temps en simplifiant nos processus, tout en étant conforme aux normes de Santé Canada.
Nos formations avec TEMA Solutions nous ont convaincus de la pertinence de Moovapps : une interface moderne et intuitive et surtout très personnalisable. Ses fonctionnalités répondaient parfaitement à nos attentes : personnalisation d’un workflow, création de formulaires, envoi de notifications par courriel, extraction de statistiques.
Aussi, Moovapps se connecte à notre ERP JD Edwards, permettant l’échange de données entre les deux outils. Par exemple, à partir des informations « code » et « lot » d’un produit, nous pouvons aujourd’hui générer automatiquement la description du produit, le fournisseur, l’acheteur, le numéro de commande, la quantité en stock, et le coût unitaire.
Moovapps est un outil de gestion des processus polyvalent. Il s’adaptable aussi bien aux processus qualité qu’à ceux des ressources humaines, de l’ingénierie, ou les routes d’approbation, par exemple.
TS : Quels processus Moovapps vous a-t-il permis d’optimiser?
CB : Les non-conformités, les investigations laboratoire, les actions correctives et préventives, les demandes de changement/contrôles de changement, les déviations, les auto-inspections, la formation. Tous nos processus incluent un sous-processus que nous avons appelé « action », ce qui permet d’envoyer des actions avec une description, un responsable et une date cible à partir de chaque document parent.
Les grandes fonctionnalités que nous utilisons dans Moovapps sont les tableaux dynamiques, les courriels d’intervention, la personnalisation des vues, les formules, des sous-processus ainsi que des extractions de statistiques. Il y a certainement beaucoup d’autres fonctionnalités que nous ne connaissons pas, car il y en a beaucoup! Mais celles que nous utilisons nous permettent de répondre à notre besoin.
TS : Quels éléments avez-vous dû prévoir en amont du déploiement?
CB : Avant de choisir Moovapps, nous avons dû rédiger nos users requirements (cahier des charges). Aussi, nos processus ont dû être validés avant le déploiement.
TS : Comment s’est déroulée la prise en main du système par votre équipe?
CB : La solution Moovapps est intuitive. Les utilisateurs à l’aise avec les outils informatiques la prennent en main facilement. Certaines personnes moins à l’aise avec l’informatique et les changements ont eu besoin de plus de formation, mais elles se sont habituées rapidement.
TS : Quels résultats avez-vous observés depuis l’intégration?
CB : Pour le moment nous avons peu de recul, car nous sommes encore en cours de développement. Mais nous avons déjà noté un gain de temps considérable pour les processus déjà déployés depuis 4 mois. Les courriels de suivi ont diminué, le temps consacré à l’ouverture d’un document a été réduit de 60%. Nous avons aussi une meilleure visibilité sur les priorités.
TS : Avec votre expérience, quels conseils donneriez-vous pour bien choisir une solution QMS? Quelles seraient vos recommandations pour les futurs clients de Moovapps?
CB : Bien évaluer le degré de personnalisation souhaité et les ressources internes disponibles pour le projet. Par exemple, si vous souhaitez personnaliser votre système, vous avez besoin d’une personne en interne disponible plusieurs heures par semaine, voire idéalement à temps plein sur le projet. Il faut prévoir du temps, car c’est un projet à long terme. Chez Groupe Marcelle, nous sommes toujours en cours d’optimisation des processus : la durée totale estimée du projet est de 16 mois, incluant la partie processus (12 mois) et la gestion électronique des documents (4 mois).
Aussi, avant de tout transférer dans Moovapps, il faut que tous les processus soient bien mappés. Vous devez également prévoir une gestion du changement. L’idéal étant d’impliquer de futurs utilisateurs dans une phase pilote lors du développement pour avoir leurs commentaires, et les amener à adopter la solution.
« TEMA Solutions nous a accompagnés dans cette phase grâce à du soutien technique et à des formations. Le temps de réponse et la qualité du support ont été un atout dans la réussite de notre projet. Nous sommes très satisfaits de leurs services et de la qualité de leurs formations. »
Pour plus de détails sur l’expérience du Groupe Marcelle avec l’implantation de Moovapps QMS, visionnez notre webinaire!
- Cyrielle Bréger, superviseure assurance qualité chez Groupe Marcelle, accompagnée de Yannis Guillet et d’Eleonor Jasmin de chez TEMA Solutions, nous explique :
Pourquoi Groupe Marcelle a sélectionné Moovapps - Les défis rencontrés
- La transition (avant – après)
- Les différents processus qualité mis en place
- Le ROI et les bénéfices obtenus